Messuvalaistuksen vuokraus vai oma kalusto useille tapahtumille?

Moni näytteilleasettaja joutuu valitsemaan, vuokraako valaisimet tapahtuman palveluntarjoajalta vai hankkiiko oman kaluston useille messuille. Ratkaisu riippuu tapahtumien määrästä, halutusta valaistuksen hallinnasta ja kokonaiskustannuksista ajan mittaan.

Tässä oppaassa käytetään laskuesimerkkejä päätöksen tueksi. Ne eivät ole ajantasaisia tarjouksia; korvaa hinnat oman hankintasi ja tapahtumiesi vahvistetuilla kustannuksilla.

Mitä tapahtuman valaisimien vuokraus maksaa?

Vuokraus hinnoitellaan usein valaisinta ja tapahtumaa kohti. Hinnat vaihtelevat palveluntarjoajan ja tapahtuman mukaan. Alla ovat alkuperäisen oppaan Yhdysvaltojen ja Euroopan hintaesimerkit, eivät vahvistetut markkinahinnat:

Laskuesimerkki 10 × 10 ft:n osastolle, jossa on 3 varsivalaisinta:

• Valaisimien vuokra: 3 × 65 $ = 195 $
• Asennustyö: esimerkkihinta 75 $
• Yhteensä noin 270 $ / tapahtuma

Mitä omien valaisimien hankinta maksaa?

Alkuperäisen oppaan tehdashankinnan hintaesimerkki on 45–80 $ varsivalaisimelta. Todellinen hinta riippuu mallista, ominaisuuksista, tilausmäärästä ja toimitusehdoista. Seuraava 10 × 10 ft:n osaston laskelma ei ole kaupan voimassa oleva tarjous:

• 3 × 16 W:n LED-varsivalaisin: esimerkkisummaa 170–200 $
• Kuljetuslaatikko: esimerkkihinta 30–60 $
• Alkuhankinta yhteensä: esimerkkisummaa 200–260 $

Hankinnan kannattavuus: yksinkertaistettu vertailu

*Oletuksena, ettei korvaavia valaisimia osteta. Taulukko ei sisällä omistamisen muita jatkuvia kuluja. Alkuperäisen oppaan 50 000+ käyttötuntia ja 30 tuntia tapahtumaa kohti vastaavat jakolaskuna yli 1 600 tapahtumaa, mutta tämä ei takaa käyttöikää tai valovirran säilymistä muuttumattomana. L70 kuvaa valovirran alenemaa määritellyin ehdoin, ja myös elektroniikka tai mekaaniset osat voivat vikaantua.

Näillä rajatuilla oletuksilla hankinta alittaa vuokrakulun jo 1 tapahtuman jälkeen. Todellinen kannattavuus riippuu myös rahdista, varastoinnista, työstä, huollosta, korvaavista tuotteista, veroista ja mahdollisista tapahtumamaksuista. Omien valaisimien käyttö ei siis ole myöhempinä vuosina automaattisesti kulutonta.

Mitä vuokrakalustosta kannattaa selvittää?

Hinnan lisäksi vuokravalaisimien ominaisuudet ja palvelun ehdot vaikuttavat osaston lopputulokseen:

• CRI-tieto — Pyydä mallin ilmoitettu värintoisto. Oppaan mainitsemaa CRI 70–80 -tasoa ei voi olettaa yleiseksi vuokrakalustolle. CRI 90 on mahdollinen tavoite tarkkaa värintoistoa vaativaan esillepanoon, ei kaikkia tuotteita koskeva pakollinen taso.
• Värilämpötila — Tarkista saatavilla olevat vaihtoehdot ja niiden sopivuus tuotteisiin sekä brändiin. Varastovalikoima voi rajata valintaa.
• Yhtenäisyys tapahtumasta toiseen — Eri tapahtumissa voi olla eri kalusto. Sovi ominaisuudet etukäteen, jos samanlainen valaistusilme on tärkeä.
• Vaikutusmahdollisuus sijoitteluun — Varmista, voidaanko valaisimet asentaa grafiikoiden ja tuotteiden edellyttämiin paikkoihin ja sisältyykö säätäminen palveluun.
• Kaluston kunto — Tarkista valaisimien kunto, valontuotto, sävyt ja välkyntäominaisuudet. Käyttöikä ja kuluminen vaihtelevat; vuokrakalusto ei automaattisesti ole vanhaa tai heikkolaatuista.

Milloin vuokraaminen on järkevää?

Vuokraus voi olla kokonaisuutena sopivin ratkaisu esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Yksittäinen kansainvälinen tapahtuma — Jos osallistut kyseisessä maassa vain kerran, omien valaisimien kuljetus ja tullaus voivat maksaa paikallista vuokrausta enemmän.
• Vara-apu häiriötilanteessa — Jos omat valaisimet vaurioituvat tai katoavat kuljetuksessa, saatavilla oleva vuokrakalusto voi toimia vararatkaisuna.
• Suuri osasto ja vaativat ripustukset — Suuren saarekeosaston kattoripustukset ja vaativat sähkötyöt voivat edellyttää tapahtuman hyväksymää urakoitsijaa, kalustoa ja lupia.

Myös esillepanon vaikutus kannattaa huomioida

Kokonaisarvioon kuuluu kustannuksia, jotka eivät näy vuokralaskussa suoraan. Puutteellinen värintoisto, keskenään poikkeavat sävyt tai tuotteisiin huonosti sopiva sijoittelu voivat heikentää esillepanoa. Samat ongelmat voivat koskea myös ostettua kalustoa, joten vertaile todellisia ominaisuuksia.

Valaistus voi vaikuttaa siihen, huomataanko tuotteet ja pysähdytäänkö osastolle. Heikon valaistuksen mahdollista myyntivaikutusta ei kuitenkaan voi päätellä pelkästä vuokraamisesta tai muuttaa automaattisesti menetettyjen kauppojen arvoksi.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko käyttää omia valaisimia kaikissa messupaikoissa?

Monissa tapahtumissa omat valaisimet ovat mahdollisia, mutta tarkista lupa, asennuspalvelujen rajaukset ja vaatimustenmukaisuus näytteilleasettajaohjeesta. Yhdysvalloissa voidaan edellyttää esimerkiksi soveltuvaa ETL-/UL-listausta; EU:ssa tarkistetaan CE-merkintä ja siihen liittyvät asiakirjat. Pelkkä merkintä ei ohita tapahtuman muita ehtoja.

Entä jos valaisimet vaurioituvat kuljetuksessa?

Yksi tarpeen ylittävä varavalaisin voi vähentää yksittäisen vaurion vaikutusta. Vertaa sen hankinta- ja kuljetuskuluja mahdolliseen hätävuokraukseen. Paikan päällä oleva yhteensopiva varaosa auttaa, mutta ei ratkaise esimerkiksi koko lähetyksen katoamista.

Pitääkö omat valaisimet ilmoittaa messupaikalle?

Joissakin tapahtumissa tarvitaan sähkösuunnitelma tai laiteluettelo. Tarkista näytteilleasettajaohje ja sähkötilauksen ehdot. Alkuperäisessä oppaassa mainittu alle 500 W:n kokonaisteho ei ole yleinen vapautus ilmoitus- tai suunnitteluvelvollisuudesta.

Suunnitteletko oman valaisinsarjan hankintaa? Tutustu LED-varsivalaisimiin tai lue messuvalaistuksen tarkistuslista ensimmäisen oman kokoonpanon suunnitteluun.