Jokainen näytteilleasettaja pohtii jossain vaiheessa: tuleeko messuvalaistuksen vuokraaminen tapahtuman palveluntarjoajalta halvemmaksi kuin omien valaisinten ostaminen? Vastaus riippuu osallistumistiheydestä, ja kustannusvertailu voi yllättää.
Mitä messuvalaisinten vuokraaminen maksaa?
Messujen pääpalveluntarjoajat, kuten Freeman, GES ja Shepard, laskuttavat yleensä valaisinta ja tapahtumaa kohden. Seuraavat hinnat ovat oppaan suuntaa-antavia esimerkkejä, eivät ajantasaisia tarjouksia:
- Peruskohdevalaisin: $45–$90 valaisinta ja tapahtumaa kohden
- LED-varsivalaisin tai esittelyvalaisin: $60–$120 valaisinta ja tapahtumaa kohden
- Asennus- ja työkulut: usein lisäksi $50–$150 tilausta kohden
Tavallisen 10×10 jalan osaston 2–3 valaisimen vuokraukseen oppaassa varattu budjetti on $170–$400+ tapahtumaa kohden ennen työkuluja. Tarkka summa riippuu valaisimista ja tarjouksen sisällöstä; tämä budjettiväli ei ole suora kertolasku yllä olevista yksikköhinnoista.
Mitä messuvalaisinten ostaminen maksaa?
Suoraan valmistajalta ostettavan, messukäyttöön suunnitellun LED-varsivalaisimen esimerkkihinta on $40–$80 kappaleelta. Tavallisen 10×10 jalan osaston 2–3 valaisimen hankintaan kuluu tämän oletuksen mukaan $80–$240 kertaluonteisesti. Käytä vertailussa valitun mallin todellista hintaa.
→ 25W LED-varsivalaisin – 3,250 lm, CRI90+
→ 21W LED-varsivalaisin – 2,400 lm
Milloin ostaminen tulee vuokraamista edullisemmaksi?
Seuraavassa esimerkissä vuokra on $90 valaisinta ja tapahtumaa kohden ja ostohinta $60 valaisimelta. Kolmen valaisimen kustannukset ovat:
| Tapahtumia vuodessa | Vuokrakustannus (3 valaisinta) | Ostohinta (3 valaisinta, kertaluonteinen) | Säästö ostamalla |
|---|---|---|---|
| 1 tapahtuma | ~$270 | ~$180 | $90 |
| 2 tapahtumaa | ~$540 | ~$180 | $360 |
| 3 tapahtumaa | ~$810 | ~$180 | $630 |
| 5 tapahtumaa | ~$1,350 | ~$180 | $1,170 |
Näillä oletuksilla ostaminen tulee halvemmaksi jo ensimmäisessä tapahtumassa. Kolmanteen tapahtumaan mennessä laskennallinen säästö on $630. Sen voi käyttää muihin osastohankintoihin, mutta kokonaisen uuden messuosaston hintaa ei voi päätellä tästä vertailusta.
Vuokraamisen muut kustannukset ja käytännön rajoitteet
- Rajallinen mahdollisuus valita valaisinten laatu: vuokravalaisimet voivat olla vanhempia, himmeämpiä tai keskenään erilaisia. Tarkista tarjotut mallit etukäteen.
- Riippuvuus asennusaikataulusta: tapahtuman asennuspalvelun aikataulu voi vaikuttaa siihen, milloin valaistus on käyttövalmis osaston rakennuksen aikana.
- Vaihteleva valaistus: eri tapahtumissa voi olla eri toimittaja, jolloin valaistuksen ilme muuttuu.
- Ennakkotilauksen määräajat: aikaisen tilauksen määräajan ylittäminen voi oppaan esimerkin mukaan nostaa hintaa 20–40%. Tarkista tapahtumakohtainen hinnasto.
Milloin vuokraaminen on perusteltua?
Vuokraaminen voi olla sopiva ratkaisu esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
- Osallistut messuille vain muutaman vuoden välein ja laitteiden säilyttäminen on hankalaa.
- Kokeilet uutta messutapahtumaa ennen suurempaa osastoinvestointia.
- Tapahtumapaikan tiukat sähkömääräykset edellyttävät tapahtuman sopimustoimittajan valaisimia.
- Yrityksesi hankintakäytäntö edellyttää kaikkien laitteiden tilaamista tapahtuman viralliselta palveluntarjoajalta.
Mitä ostettaessa kannattaa tarkistaa?
Jos päätät ostaa valaisimet, vertaa seuraavia ominaisuuksia ja varmista valitun mallin soveltuvuus kohdemaan sekä tapahtumapaikan vaatimuksiin:
- Laaja tulojännitealue, esimerkiksi AC 85–265V: tarkista mallikohtainen arvo. Tässä linkitetyn 25W-valaisimen tulo ja 21W-valaisimen mukana toimitettavan virtalähteen tulo ovat AC 85–245V. Pohjois-Amerikassa, Euroopassa ja Aasiassa tarvitaan myös oikea paikallinen pistoke; 21W:n 2400 lm -valaisin toimii mukana tulevalla DC24V-virtalähteellä.
- UL- tai ETL-merkintä: tarkista valitun mallin merkinnät ja yhdysvaltalaisen messukeskuksen hyväksyntävaatimukset ennen tilausta.
- CE-merkintä: EU:ssa tuotteen on täytettävä siihen sovellettavat vaatimukset. Pyydä mallikohtainen EU-vaatimustenmukaisuusvakuutus; CE ei itsessään ole ulkopuolinen sertifikaatti.
- CRI 90+: hyvä värintoisto tuote-esittelyihin
- Sopiva puristinkiinnitys: varmista puristimen avautuma ja profiilin mitat. Yleistä sopivuutta 1" osastoputkeen tai työkalutonta asennusta ei voi olettaa kaikille malleille.
BOOTH LIGHTS -varsivalaisinten jännite, merkinnät ja kiinnitystapa vaihtelevat mallin mukaan. Tarkista valitun tuotteen tiedot ennen tilausta. Tutustu koko valikoimaan →
Valitse kokonaiskustannusten perusteella
Jos osallistut messuille useammin kuin kerran vuodessa, omien messuvalaisinten hankinta voi tulla vuokraamista edullisemmaksi. Saat valita valaisinten laadun ja käyttää samaa valaistusratkaisua eri tapahtumissa. Todellinen säästö riippuu hankintahinnasta, vuokratarjouksista sekä kuljetus-, säilytys- ja ylläpitokuluista.
Tarvitsetko apua osastolle sopivan valaisimen valintaan? Ota yhteyttä, niin autamme suunnittelemaan sopivan kokonaisuuden.
Vertaa hankinnan kokonaiskustannuksia
Laske ostovaihtoehto todellisten tuotteiden hinnoilla Messuvalaistus -valikoimasta ja sisällytä kuljetus, säilytys sekä tarvittavat varaosat ja tarvikkeet. Vertaa vuokratarjouksia samalla valaisinmäärällä ja palvelusisällöllä.